De job
Krijg jij energie van zaken regelen, problemen oplossen en zorgen dat een team vlot kan werken? Rollo.ai zoekt een Office Manager die de dagelijkse werking van ons kantoor in handen neemt. Je ziet wat nodig is, onderneemt actie en volgt zaken op tot ze opgelost zijn.
Over Rollo
Rollo.ai ontwikkelt AI-oplossingen en agents die bedrijven helpen hun dagelijkse processen te verbeteren en te automatiseren. Als Office Manager werk je nauw samen met de founders en het team. Jij zorgt voor de praktische organisatie die onze collega’s nodig hebben om hun werk goed te doen. En denkt mee hoe ook Rollo.ai zelf zijn office processen kan optimaliseren met AI.
Jouw rol
Je eerste prioriteit is een kantoor dat goed draait. Je bent het aanspreekpunt voor dagelijkse vragen en praktische problemen en steekt zelf de handen uit de mouwen. Daarnaast beheer je onze sociale media en ondersteun je de voorbereiding van klantvoorstellen. Naarmate je de organisatie leert kennen, neem je meer verantwoordelijkheid op in onze financiële en juridische processen.
De dagelijkse werking organiseren
- Je regelt aankopen, kantoorbenodigdheden, onderhoud en afspraken met leveranciers. Je lost praktische problemen op en bewaakt de opvolging.
- Je ondersteunt de planning van afspraken, vergaderingen en teamactiviteiten en zorgt voor een goed onthaal van bezoekers en nieuwe collega’s.
- Je houdt documenten en administratie op orde, bewaakt deadlines en maakt terugkerende taken eenvoudiger en overzichtelijker.
Onze sociale media beheren
- Je beheert de contentplanning en bereidt posts voor over projecten, het team en bedrijfsnieuws, in overleg met de betrokken collega’s.
- Je verzamelt input, schrijft heldere teksten en zorgt voor verzorgde publicaties, met bijzondere aandacht voor LinkedIn.
Klantvoorstellen mee verbeteren
- Je kijkt offertes, presentaties en voorstellen na op taal, structuur, vormgeving en volledigheid.
- Je signaleert onduidelijkheden en inconsistenties en doet concrete voorstellen om documenten sterker te maken, samen met de inhoudelijk verantwoordelijke.
Groeien in finance en legal
Je hebt voldoende basiskennis en analytisch inzicht om financiële en juridische administratie te begrijpen en hierin verder te groeien. Je bouwt je verantwoordelijkheid stapsgewijs uit, in samenwerking met de founders en externe specialisten.
- Je ondersteunt de opvolging van inkomende en uitgaande facturen, betalingen, onkostennota’s en de voorbereiding van dossiers voor de boekhouder.
- Je helpt kosten en afspraken overzichtelijk te maken en verbetert de administratieve opvolging.
- Je houdt contracten en andere juridische documenten geordend, bewaakt termijnen en zorgt dat ontbrekende informatie tijdig wordt aangevuld.
- Je bereidt dossiers voor en stemt vragen af met de boekhouder, het sociaal secretariaat of juridische adviseurs.
Wie zoeken we
- Je bent sterk operationeel: je neemt initiatief, stelt prioriteiten en werkt taken zelfstandig af. Ook kleine praktische zaken neem je ter harte.
- Je hebt ervaring in office management, administratieve ondersteuning of een vergelijkbare brede rol waarin je veel zelf regelt.
- Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je hebt een basis in bedrijfsadministratie, finance of juridische processen, door opleiding of ervaring, en wilt je daarin verder ontwikkelen.
- Je schrijft vlot in het Nederlands en Engels en hebt gevoel voor professionele communicatie en sociale media.
- Je werkt vlot met digitale kantoorsoftware en spreadsheets. Je bent nieuwsgierig naar AI-tools en gebruikt ze met een kritische blik.
Een specifieke diplomarichting is geen vereiste. We kijken vooral naar wat je kunt, hoe je zaken aanpakt en je vermogen om bij te leren. Je werkt graag op kantoor en dicht bij het team, waar je snel kunt inspelen op wat er nodig is.
Solliciteer
Stuur ons je cv en een korte motivatie. Vertel ons vooral over een situatie waarin jij een praktisch probleem hebt opgelost of een administratief proces hebt verbeterd.
Bedankt voor je sollicitatie.
We hebben je cv en motivatie goed ontvangen en nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Je had al gesolliciteerd.
We hadden je sollicitatie voor deze functie al ontvangen. Je hoeft niets meer te doen.