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Anvers (2000) Temps plein

Office Manager

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Le poste

Vous aimez organiser, résoudre des problèmes et faire en sorte qu’une équipe puisse travailler sans accroc ? Rollo.ai recherche un·e Office Manager pour prendre en main le fonctionnement quotidien de notre bureau. Vous voyez ce qui doit être fait, vous agissez et vous assurez le suivi jusqu’à ce que tout soit réglé.

À propos de Rollo

Rollo.ai développe des solutions et des agents IA qui aident les entreprises à améliorer et automatiser leurs processus quotidiens. En tant qu’Office Manager, vous travaillez en étroite collaboration avec les fondateurs et l’équipe. Vous assurez l’organisation pratique dont nos collègues ont besoin pour bien faire leur travail, et vous réfléchissez avec nous à la manière dont Rollo.ai peut elle-même optimiser ses processus de bureau grâce à l’IA.

Votre rôle

Votre première priorité est un bureau qui tourne bien. Vous êtes le point de contact pour les questions quotidiennes et les problèmes pratiques, et vous mettez vous-même la main à la pâte. Vous gérez aussi nos réseaux sociaux et soutenez la préparation des propositions clients. À mesure que vous apprenez à connaître l’organisation, vous prenez davantage de responsabilités dans nos processus financiers et juridiques.

Organiser le fonctionnement quotidien

  • Vous gérez les achats, les fournitures de bureau, l’entretien et les accords avec les fournisseurs. Vous résolvez les problèmes pratiques et veillez au suivi.
  • Vous soutenez la planification des rendez-vous, réunions et activités d’équipe, et assurez un bon accueil des visiteurs et des nouveaux collègues.
  • Vous tenez les documents et l’administration en ordre, surveillez les échéances et rendez les tâches récurrentes plus simples et plus claires.

Gérer nos réseaux sociaux

  • Vous gérez le planning de contenu et préparez des posts sur les projets, l’équipe et l’actualité de l’entreprise, en concertation avec les collègues concernés.
  • Vous rassemblez les informations, rédigez des textes clairs et veillez à des publications soignées, avec une attention particulière pour LinkedIn.

Améliorer les propositions clients

  • Vous relisez les devis, présentations et propositions sur le plan de la langue, de la structure, de la mise en forme et de l’exhaustivité.
  • Vous signalez les imprécisions et incohérences et faites des suggestions concrètes pour renforcer les documents, avec la personne responsable du contenu.

Évoluer vers la finance et le juridique

Vous avez suffisamment de connaissances de base et d’esprit d’analyse pour comprendre l’administration financière et juridique et y progresser. Vous élargissez vos responsabilités pas à pas, en collaboration avec les fondateurs et des spécialistes externes.

  • Vous soutenez le suivi des factures entrantes et sortantes, des paiements et des notes de frais, ainsi que la préparation des dossiers pour le comptable.
  • Vous aidez à rendre les coûts et les accords plus lisibles et améliorez le suivi administratif.
  • Vous classez les contrats et autres documents juridiques, surveillez les délais et veillez à ce que les informations manquantes soient complétées à temps.
  • Vous préparez les dossiers et coordonnez les questions avec le comptable, le secrétariat social ou les conseillers juridiques.

Qui recherchons-nous

  • Vous êtes très opérationnel·le : vous prenez des initiatives, fixez des priorités et menez vos tâches à bien de manière autonome. Vous prenez aussi à cœur les petites choses pratiques.
  • Vous avez de l’expérience en office management, en support administratif ou dans un rôle polyvalent similaire où vous gérez beaucoup de choses vous-même.
  • Vous travaillez avec précision, gardez une vue d’ensemble quand beaucoup de choses se passent en même temps et traitez les informations confidentielles avec discrétion.
  • Vous avez une base en administration d’entreprise, en finance ou en processus juridiques, par votre formation ou votre expérience, et souhaitez vous y développer.
  • Vous écrivez aisément en néerlandais et en anglais et avez le sens de la communication professionnelle et des réseaux sociaux.
  • Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et les tableurs. Vous êtes curieux·se des outils IA et les utilisez avec un regard critique.

Aucun diplôme spécifique n’est requis. Nous regardons surtout ce que vous savez faire, votre manière d’aborder les choses et votre capacité à apprendre. Vous aimez travailler au bureau, près de l’équipe, où vous pouvez réagir rapidement à ce qui est nécessaire.

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Envoyez-nous votre CV et une courte motivation. Parlez-nous surtout d’une situation où vous avez résolu un problème pratique ou amélioré un processus administratif.

PDF ou Word (.docx), max. 10 Mo.